Die Schlagzeilen waren zum Teil recht verblüffend: Bespitzelung von Mitarbeitern beim Discounter, Blutproben im Zusammenhang mit der Bewerberauswahl beim Automobil-Hersteller, Überwachung des Personals beim größten Verkehrsbetrieb der Republik….Da liegt dann nahe, dass auch „die“ individuelle Personalakte des Beschäftigten durch Ereignisse und Vorgänge, durch Besonderheiten und Spezialitäten zunächst mal eher dicker als dünner wurde.
Fürs Personalmarketing wie auch für die -verwaltung sind ‚Personalakten‘ unentbehrlich, denn sowohl arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche Vorschriften und solche des technischen Arbeitsschutzes verpflichteten den Arbeitgeber, den Status eines Mitarbeiters sachgerecht zu dokumentieren. Und auch Personalentwicklung und -einsatz machen diese erforderlich.
Da liegt auf der Hand, dass Beschäftigte ein berechtigtes Interessen daran haben, diese Dokumentation regelmäßig darauf einzusehen, ob sie der Wahrheit entspricht und ob beschriebene Fähigkeiten, Kenntnisse und Leistungen zutreffen.
Formell oder auch informell?
Eine fehlende Definition zu „die“ Personalakte ist aus § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zu suchen. Danach hat der Arbeitnehmer das Recht auf Einsicht in die über ihn geführte Akte. Und auch in Tarifverträgen für den öffentlichen Dienst finden sich klare Hinweise, wenn auch nicht über Form und Inhalt.
Grund genug für die höchstrichterliche Meinung, hier das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass eine Personalakte nicht nur das ist, was ein Arbeitgeber formell auch tatsächlich führt, es zählen auch Urkunden und Vorgänge dazu, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (BAG, Urt. v. 7.5.1980 –4 AZR 214/78). Wenn dem so ist oder anders, muss in der Haupt-Personalakte vermerkt sein, wo eine „Nebenakte“ geführt wird (LAG Bremen, Urt. v. 04.03.1977 –1 Sa 303/76).
Eigenes Ermessen
Was als Personalakte gilt, kann der Arbeitgeber nach eigenem Ermessen bestimmen, jedoch nur als Informationen, die der Arbeitgeber rechtmäßig erworben hat und für die sein sachliches Interesse gilt (BAG, Urt. v. 13.04.1988 -5 AZR 537/86). Das heißt also: Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Urteile in Auswahlverfahren und Assessments, Beurteilungen, Beförderungen, Teilnahme an Schulungsmaßnahmen, Abmahnungen, Arbeitsvertrag, Angaben zur Sozialversicherung und Pfändungen und auch Krankmeldungen.
Ihrem Wesen nach ist die Personalakte besonders zu schützen; nur der Beschäftigte selbst, die Personalabteilung sowie der Vorgesetzte dürfen diese einsehen. Höchster Schutz und zweifelsfreie Sicherheit muss bei Krankheitsdaten gewährt sein, sofern sie begründet zur Personalakte gelangt sind. Insbesondere ärztliche Auskünfte berühren das Persönlichkeitsrecht, weshalb diese nur verschlossen bei der Personalakte aufbewahrt werden dürfen. Für Einsicht durch Betriebsfremde müsste der Beschäftigten zustimmen, wie überhaupt der Arbeitgeber Personalakten sorgfältig und verschlossen zu verwahren hat.
Personelle Sünden-Punkte?
Wie bei Sünder-Punkten in Flensburg, sind Vorgänge zu entfernen, die wie bei Abmahnungen länger zurückliegen. Auf diese Weise wird eine berechtigte Abmahnung mit der Zeit gegenstandslos.
Auch Schreiben aus einer Mischung richtiger Sachverhalte und unberechtigten, Unterstellungen sind zu entfernen (LAG Mannheim, Urt. v. 02.08.2000 – 12 Sa 7/00).
Andererseits besteht beim Personal der Anspruch, Schreiben zur Personalakte zu nehmen, sofern ein berechtigtes Interesse daran besteht. Klar angezeigt dann, wenn eine Erklärung oder eine Gegendarstellung abgegeben werden soll.
Ein Einsichtsrecht in die Personalakte gilt auch dann, wenn kein Betriebsrat gegeben ist oder der Betrieb nicht ‚betriebsratsfähig‘ ist. Verschlüsselte Angaben sind den Mitarbeitern zu erläutern, Mikrofilme oder Dateien sind lesbar zu machen. Die Beschäftigten dürfen sich Notizen oder Kopien aus den Akten anfertigen. Ein Anspruch darauf, die Akte für zuhause zu überlassen, besteht hingegen nicht.
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