Freiberufler und die Steuer

Als „Kleinunternehmer“ möglichst auf ‚pauschal‘ – Auch ‚brutto‘ gilt die EÜR

Wer selbständig einer sog. Erwerbseinkunft nachgeht, der ist entweder Gewerbetreibender oder hat einen freien Beruf, wie den des Musikers, des Fotografen, des Schauspielers oder des Journalisten. Und so sind auch für diese Berufe die Verkäufe, die Umsätze oder die Honorare maßgeblich dafür, dass man fürs sog. Wirtschaftsjahr auch eine Einkommens- und eine Umsatzsteuererklärung abgeben muss.

Dabei kann so manche Kenntnis und mancher Tipp, der einem aus nicht immer freudvollem Rechnungswesen-Unterricht einer kaufmännischen Schule nicht bekannt ist, vor bösen Überraschungen schützen. Klare Ansagen und eine glasklare Hilfe vom Finanazmt kann und darf man ehernicht erwarten…
Dem allem entggegen war es der Mannheimer Professor Paul Kirchhof, der 2005 als Steuerreformer einen Einheitssteuersatz von 25 Prozent propagierte, wofür statt mit 33.000 nur mit 146 Paragrafen die Vision einer bürgerlichen Steuererklärung möglich sei, die auf einen einzigen Bierdeckel passen würde…

Doch denkste!

Drum fühlen sich auch knapp zehn Jahre später viele in ihrer oft bescheidenen Selbstständigkeit überfordert, wenn mehr auf sie zukommt, als die Einnahmen aus geschriebenen Rechnungen oder Honoraren. Denn die wenigsten kennen die Informationen, die sie bräuchten und die man eigentlich von der Steuerbehörde bekommen müsste… Doch fehlt meist der Überblick für den Durchblick

Sich als Freiberufler beim Finanzamt als Selbstständiger steuerlich registrieren zu lassen ist noch der einfachste Schritt. Auf den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ bekommt man eine Steuernummer, um sich steuerlich zu identifizieren, was auf jeder Rechnung angegeben werden muss. Bei der Gelegenheit klärt der Selbstständige auch, ob er als Freiberufler oder Gewerbetreibender seine Umsätze macht.

Denn Gewerbetreibende müssen ihr Gewerbe anmelden, Gewerbesteuern bezahlen, brauchen einen Eintrag im Handelsregister und sind dann meist auch beitragspflichtiges Mitglied in der regionalen Industrie- und Handelskammer.

Dem Freiberufler bleibt dagegen viel erspart, auch wenn eine Abgrenzung schwierig sein kann.
Bietet der Freiberufler doch seine Dienste an, „die durch höhere Bildung oder eine schöpferische Begabung möglich sind und meist ganz von seiner Person und seinem Arbeitseinsatz abhängen“.

Macht ein Fotograf meist Bilder für Agenturen und gilt als Freiberufler, wird er aber mit einem eigenen Studio und einem Laden mit Verkauf von Rahmen, Fotoalben und Fotozubehör zum Gewerbetreibenden.

Doch auch dann bedarf es nicht zwingend eines Steuerberaters für ein Honorar von 500 bis 1000 Euro jährlich, denn mit ein wenig betriebswirtschaftlichem Verständnis kann man sich als Freiberufler und „Allein-Unternehmer“ selbst um seine Steuern kümmern.

Da ist ein Kurs in Buchhaltung zwar sinnvoll wie PC-Steuerprogramme fürs abgelaufenen Geschäftsjahr, doch kann man auch ohne steuerkundliche Profession seine Angaben machen.
In Verzug sollte man jedenfalls nicht geraten, weil Selbstständige ihre Angaben unaufgefordert machen müssen.

Das Finanzamt verlässt sich erst einmal auf die angegeben Werte und Zahlen, die der Steuerpflichtige erklärt, und prüft, ob Zahlen schlüssig und ohne Fehler sind. Ob ein Arbeitszimmer für den „freien Beruf“ anzuerkennen ist, hängt dann oft auch ab von einer In-Augenscheinnahme ab.
Sollten Jahre später die Kosten für ein Arbeitszimmer doch nicht anerkennt werden, weil es teilweise privat genutzt wurde und wird, kommt es nach einer Betriebsprüfung auch für die vergangenen Jahre zu einer Nachbesteuerung samt Zinsen.
Einnahmen gar weg zudrücken, zu „vergessen“ und nicht anzugeben, geht dann aber gar nicht; das ist strafbar und führt zu einer Anzeige vor dem Finanzgericht.

So müssen sich Freiberufler in erster Linie mit der Einkommensteuer und der Umsatzsteuer „quälen“. Dabei ist der Gewinn die maßgebliche Größe in der Steuererklärung.

Hat ein Freiberufler Jahreseinnahmen unter dem Steuergrundfreibetrag von 8.354 Euro in 2014, bleibt er steuerfrei. Doch muss eine Steuererklärung trotzdem gemacht werden.
Wer mit den Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro liegt, kann die Berechnung des Gewinn formlos vornehmen.

Einnahme-Überschuss-Rechnung

Gefordert ist eine sog. Einnahme-Überschuss-Rechnung EÜR, in der man formlos Einnahmen um die Ausgaben kürzt und den Gewinn bestimmt. Die Jahresbelege – samt Kontoauszügen – für Ausgaben und Einnahmen sind beizulegen.

Bei Einnahmen über 17.500 Euro muss die EÜR förmlich, d.h. mit der „Anlage EÜR“ erfolgen. Ein Formular mit Anleitung gibt es beim Finanzamt oder unter www.formulare-bfinv.de.

Freiberufler brauchen für ihre Steuererklärung mindestens drei Formulare vom Finanzamt:
_den Hauptvordruck zur Einkommensteuererklärung (Mantelbogen),
_die Anlage S für die Einkünfte und
_die Anlage EÜR für den Gewinn bei Einnahmen über 17.500 Euro.

Daneben bestimmt auch der Familienstand des Freiberuflers über weitere Formulare wie die Anlage Kind oder die Anlage KAP für Einkünfte wie Zinsen aus Kapitalvermögen.

Ergab sich für ein Geschäftsjahr ein Verlust, wenn also Betriebsausgaben höher waren als die Einnahmen, können Freiberufler diesen Verlust mit Gewinnen aus anderen Einkünften wie Mieteinnahmen oder mit den Einkünften des Ehepartners verrechnen.

Ergäbe sich auch dann noch ein negativer Gesamtbetrag, dürfte dieser Wert als Verlust-Rücktrag von den positiven Einkünften des Vorjahres abgezogen werden. Reicht auch das nicht oder ist es persönlich günstiger, kann der Freiberufler einen Verlustvortrag von Einkünften des nächsten Jahres abziehen.

Mit einer Einkommensteuer-Erklärung ist es jedoch nicht getan, wenn die Honorare (die Rechnungen) mit Umsatzsteuer belastet wurden, die bei 19 Prozent oder in einigen Fällen ermäßigt mit 7 Prozent erhoben wird, was der Paragraf 12 des Umsatzsteuergesetzes festlegt.

Die Umsatzsteuer wird deswegen Mehrwertsteuer genannt, weil sie bei den Einkäufen auf meist niedrigere Werte bezahlt und bei den Verkäufen von höheren Werten kassiert wird. Damit wird sie zum durchlaufender Posten.

Kleinunternehmer-Regelung

Wer zum Beispiel als Fotograf, als freier Mitarbeiter der Lokal-Journaille oder als Existenzgründer weniger als 17.500 Euro Jahresumsatz hat, kann seine Honorare oder Verkäufe auch ohne Umsatzsteuer kassieren.

Wer als „kleiner Selbstständige“ im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro eingenommen hat und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht erreicht, kann wählen, ob er seine Honorare mit Umsatzsteuer belastet oder nicht. Wer unterm Jahr seine Geschäfte beginnt, muss die 17.500 Euro anteilig umrechnen – macht ab Anfang Juli dann eben nur 8.750 Euro.

Die eigene Leistung mit Umsatzsteuer zu belassen, kann für Freiberufler von Vorteil sein, weil eben bezahlte Umsatzsteuer für gekaufte Produkte und Dienste den „Vorsteuer-Abzug“bestimmen.

Mit oder ohne Umsatzsteuer?

Schreibt z.B. ein künstlerisch tätiger Metallgestalter Rechnungen über 14.000 Euro und kassiert auch diesen Betrag als Betriebseinnahmen (ohne USt, also netto), dann gilt bei Ausgaben von brutto 7.140 Euro (6.000 Euro plus 1.140 Euro USt Umsatzsteuer):

Einnahmen 14.000 Euro – Ausgaben 7.140 Euro = Gewinn 6.860 Euro

Würde er seine Rechnungen um 19 Prozent (= 2.660 Euro) erhöhen und davon die Vorsteuer von 1.140 Euro abziehen (= Zahllast), würde der Gewinn um 1.140 Euro steigen. Ihm bliebe trotz prozentualer Ertragsbesteuerung ein höherer Netto-Gewinn.

Hier gilt dann:

Einnahmen brutto 16.660 – Ausgaben brutto 7.140 – Zahllast 1.520 = Gewinn 8.000

Wer sich für die steuerliche Gestaltung „mit Umsatzsteuer“ als Kleinunternehmer entscheidet, ist fünf Jahre dann gebunden. Mit nur geringen Ausgaben für Verbrauchsmittel bleibt jedoch die Vorsteuer klein, weshalb man besser auf die Umsatzsteuer verzichtet und somit mit seinen Diensten „günstiger im Angebot“ ist …

Pauschale Betriebsausgaben und pauschale Vorsteuer

Wer von Kunden Umsatzsteuer verlangt, kann in manchen Berufen einen speziellen Vorteil praktizieren. Er kann für Betriebsausgaben und die Vorsteuer einen pauschalen Betrag berechnen, was einigen Freiberuflern im Bereich Kunst und Medien erlaubt ist.

So können Journalisten oder Blogger pauschale Betriebsausgaben berechnen und vom Netto-Umsatz eine pauschale Vorsteuer. Dabei liegt die pauschale Vorsteuer oft über einer tatsächlichen, wenn der Selbstständige keine großen Anschaffungen gemacht hat, was für ihn jedoch nur dann gilt, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht höher als 61.356 Euro war.

Eine sog. Aufwandspauschale gem. EkStG H 18.2 liegt bei 30 % der Betriebseinnahmen netto oder max. 2.455 Euro; der pauschale Vorsteuer-Abzug liebt bei 4,8 % des Netto-Umsatzes, der z. B. bei Journalisten gilt, „die freiberuflich tätig sind und die in Wort und Bild überwiegend aktuelle politische, kulturelle und wirtschaftliche Ereignisse darstellen“.

Weitere Durchschnittssätze hängen von der Berufsgruppe ab:

Bildhauer 7,0 Prozent, Kunstmaler und künstlerische Grafiker 5,2 Prozent, Journalisten (Wort und Bild) 4,8 Prozent, selbstständige Mitarbeiter bei Bühne, Film, Funk oder Fernsehen oder bei Musikproduzenten 3,6 Prozent, Hochschullehrer (für nebenberufliche Tätigkeit neben wissenschaftlichem Hauptberuf) 2,9 Prozent,
Schriftsteller, literarische Übersetzer, Komponisten 2,6 Prozent.

Fristen kennen und einhalten

Die Erklärungen zu Umsatz und Einkommen müssen bis Ende Mai des Folgejahres beim Finanzamt eintreffen. Wer das nicht schafft sollte schriftlich um Fristverlängerung bitten, die meist bis 31. Dezember des laufenden Geschäftsjahres gewährt wird.

Hilft der Steuerberater muss die Erklärung erst am 31. Dezember abgegeben werden; in begründeten Fällen geht der Aufschub auch noch länger.

Auf die erste Einkommensteuererklärung folgt der EkSt-Bescheid, oft mit Terminen und Beträgen für sog Vorauszahlungen. Dabei geht das Finanzamt davon aus, dass der Freiberufler im zweiten Jahr mindestens ebenso viel verdient wie im ersten und deshalb alle drei Monate anteilige Einkommensteuer im Voraus zu zahlen ist.

Wer jedoch als Freiberufler unregelmäßige Einkünfte hat, sollte dies dem Finanzamt deutlich machen, um Vorauszahlungen ganz vermeiden oder diese nach unten anzupassen. Wird jedoch mehr verdient, reichen geleistete Vorauszahlungen nicht aus, der Rest wird mit dem nächsten Steuerbescheid fällig.

Auch für die Umsatzsteuer können monatlich oder vierteljährliche Voranmeldungen fällig werden, was aber von der Höhe der Umsatzsteuerschuld im Vorjahr abhängt und davon, wie lange man schon selbstständig ist.

Eine monatliche Voranmeldung muss immer am 10. des Folgemonats beim Finanzamt sein und auch direkt bezahlt werden. Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Frist um jeweils einen Monat. Die Voranmeldung für Januar ist dann mit Dauerfristverlängerung nicht am 10. Februar, sondern erst am 10. März fällig.

Freiberufler sollten auch die „Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ beantragen, was bedeutet, dass sie die Umsatzsteuer erst abführen müssen, wenn der Kunde gezahlt hat und nicht mit Termin der geschriebenen Rechnung.

Mit wenigen Ausnahmen muss die Umsatzsteuervoranmeldung seit 2005 online mit dem amtlichen Elster-Formular abgeben, das man unter www.elster.de runterladen kann.

Abschließender Rat

Buchhaltungsunterlagen sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Bei der EÜR bedarf es zwar nicht der Vorlage von Belegen über die Betriebsausgaben, doch sind diese bei einer späteren Betriebsprüfung parat zu halten…

Wer im Nebenjob freiberuflich arbeitet, unterliegt den gleichen Regeln wie der Vollzeit-Freiberufler, denn alle Nebeneinkünfte ab 450 Euro im Jahr sind in der Steuererklärung anzugeben.

Als Übungsleiter im Nebenjob gibt es einen Freibetrag von jährlich2.400 Euro (bereits rückwirkend ab 2013), die man ohne Steuern und Sozialabgaben dazu verdienen kann.

Das gilt für Trainer und Ausbilder in Vereinen, Dozenten an Universitäten und öffentlichen Schulen, Betreuer und Pfleger für Senioren, Kinder und Behinderte, für Betreuer in Kirchen, bei kulturellen Einrichtungen und im Umweltschutz, für Darsteller in künstlerischen Vereinen und für Chorleiter oder Dirigenten in Musikvereinen.